Esta herramienta es una matriz de dos columnas que lleva el nombre de Eisenhower estratega, político y militar. Y también de Stephen Covey, el autor del libro «Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas». Él popularizó su uso y por eso también se la conoce como matriz de Covey.
Es una de las herramientas de la metodología GTD (Getting Things Done) y Agile Project Management (Gestión ágil de proyectos) y aprender a usarla te ayudará a perder menos tiempo y poder dedicarlo a lo que realmente te hace crecer.
Ordena tus tareas según su importancia y urgencia
La utilidad principal que tiene es hacernos distinguir la prioridad de las cosas para poder actuar en consecuencia y ser más eficientes. Tanto que Trello tiene un add-on que permite añadir esta matriz a tus tableros 😉
Pero también puedes aplicarla de otras formas. Por ejemplo, si eres de hacer listas de tareas en papel, puedes asignar a cada tarea un número del 1 al 4 según los cuadrantes de la tabla que verás a continuación. O también puedes usarla en Excel haciendo un código de color para cada cuadrante de la matriz y marcando cada tarea con el color correspondiente.
¿Cómo usar la matriz de Eisenhower?
Lo mejor que tiene la matriz de Eisenhower es que muy simple de usar, solo tienes que preguntarte dos cosas cuando aparezca una nueva tarea:
1º ¿Es esta tarea importante?
2º ¿Es esta tarea urgente?
Es importante y urgente
En ese caso tendrás que priorizar la tarea lo más posible. No necesariamente significa que te pongas a hacerla ya y a lo loco, porque entrar en esa dinámica suele hacer que trabajes con sensación de prisa y puede que cometas errores por eso. Pero sí significa que conviene hacerla con una prioridad máxima.
Por ejemplo, debes entregar un archivo a la imprenta pronto pero no has terminado de hacerlo. Podrías empezar a hacerlo directamente porque es importante y urgente o podrías tomarte un momento breve para ver cómo organizar los últimos pasos para que todo quede bien y no atropellarte (y perder tiempo por eso).
Otros ejemplos: Gestionar los comentarios de un cliente enfadado, entregar un producto dentro del plazo, arreglar un instrumento que necesitas para trabajar…
Es importante pero no es urgente
Esta tarea es importante que la hagas pero no tienes por qué hacerla inmediatamente, especialmente si tienes otras cosas más urgentes que resolver antes. Por eso, lo mejor es que asignes un momento concreto para hacerla porque sino, lo más probable es que en algún momento se convierta en urgente y ya no tengas tiempo para hacerla bien (porque ya sabemos qué pasa con el «ya lo haré cuando pueda»).
Por ejemplo, leer el correo es importante porque si no lo lees puedes perderte notificaciones importantes. Pero al mismo tiempo leerlo supone un gasto de tiempo con posibles distracciones bastante grande.
Una idea que puede ayudarte a atender a la importancia que puede tener pero evitando las distracciones es asignar un breve periodo de tiempo al día para leerlo y responder. (En general se recomienda hacer esto al final del día para evitar gastar todas las energías del principio de la mañana en leer el correo. Si lo lees a última hora del día anterior, no debería haber mucha diferencia con leerlo por la mañana y podrás empezar el día mejor).
Otros ejemplos: Actualizar la cuenta de Behance con nuevos proyectos, preparar una charla con tiempo, planificar el contenido de la comunicación de la empresa…
Es urgente pero no importante
Estas tareas son las más difíciles de organizar porque no siempre está clara la repercusión que puede tener hacerlas o no y la urgencia hace que nos cueste ver si merece la pena hacerlas o no.
Además, a veces hay cosas que nos llenan de una sensación de urgencia que hace que automáticamente las identifiquemos como importantes cuando no es así. Como por ejemplo una oferta flash en el correo electrónico. Eso son estrategias de neuromarketing y es difícil racionalizarlas para establecer la importancia que queremos darle nosotras. Te dejo el enlace a un artículo de una compañera de Máster que lo explica muy bien por si quieres saber más.
Por ejemplo, una interrupción de alguien pidiendo ayuda para hacer algo mientras trabajas. Parece urgente porque la persona está ahí en ese momento, pero preguntarle antes si es importante y urgente te permitirá ayudarla respondiendo a la importancia y urgencia de esa tarea.
Otros ejemplos: Organizar el día con actividades pero que no vas a seguir una vez hecho, hacer un curso/ webinar gratuito disponible solo 24h (estos son difíciles de distinguir), aprovechar los descuentos temporales de un producto que no te interesa realmente…
Ni es importante ni es urgente
No lo hagas o minimízalas al máximo. Así de fácil ¿no? Ojalá lo fuese. Pero si consiguiéramos descartar este tipo de tareas, tendríamos menos sensación de tener mil cosas por hacer porque la lista se reduciría muchísimo. Hay tareas que hacemos de forma mecánica que no tienen importancia pero seguimos haciéndolas porque no nos hemos parado a pensar en que no merece la pena usar el tiempo en ellas. Y normalmente suelen consumir mucho tiempo.
Por ejemplo, asistir a una reunión en la que no vas a poder aportar contenido y que tampoco va a aportarte nada como profesional o como persona porque se tratarán temas logísticos de otro departamento. Quizá sea mejor no asistir y poder emplear ese tiempo en otras cosas.
Otros ejemplos: Mirar las redes sociales cada cinco minutos, pasarse tres cuartos de hora hablando con los compañeros en el pasillo (quizá en diez minutos sea mucho más efectiva la pausa), leer los e-mails/ whatsapps que no te aportan nada…
Usar la Matriz de Eisenhower en tu vida personal
Hay muchos blogs que recomiendan aplicarla a absolutamente todo, incluida tu vida personal. Pero yo creo que no es muy buena idea si no tienes ciertas cosas claras.
Es una herramienta super efectiva para organizarse, pero te recomiendo que la utilices de esta forma tan sistemática solo en el trabajo. Y quizá en tareas que forman parte de tus responsabilidades, pero nunca para organizar tu día al completo.
¿Por qué? Por dos razones muy sencillas.
La primera es que esta matriz tiene como uno de los objetivos la productividad y es muy fácil quedarse solo en eso. Si el 100% de nuestro día se centra en tener la mayor productividad posible, es muy probable que se nos olvide que somos personas, que ese no es nuestro objetivo vital y que necesitamos tiempo de descanso o de hacer cosas porque sí.
El resultado más probable de usarla en nuestro tiempo personal sin filtros es acabar con sensación de agotamiento y desilusión por las cosas. Porque habremos sustituido el poco tiempo que tenemos para cuidarnos y relajarnos por «lo que tengo que hacer». Aunque esto (por ejemplo) se podría solucionar si programásemos momentos intocables para dedicarnos a nuestra propia persona.
La segunda es un problema de base que es que el cuidado hacia nuestra persona no suele entrar en la categoría «importante». Si fuésemos capaces de cambiar esa forma de actuar creo que no habría problema para utilizarla en la vida personal y que sería incluso positivo. Porque permitiría crecer personalmente sin saturarnos y pasaría de tener como objetivo principal la productividad a la priorización. Que no es lo mismo.
Pero usarla de esta forma es más difícil por lo que comentaba antes. No consistiría en usarla de forma indiscriminada sino dando espacio a todo lo que es realmente importante, teniendo en cuenta el contexto en el que estemos en cada momento y nuestras necesidades.
Espero que te haya resultado útil esta herramienta para priorizar y sacarle el mayor partido a tu tiempo. Puedes probar a usar la matriz de Eisenhower cuando sientas que tienes muchas cosas que hacer pero no sabes por dónde empezar.
A mi me ha cambiado la rutina de trabajo y ha hecho que sienta que he aprovechado el día a pesar de seguir con tareas pendientes en mi lista. Espero que a ti también te ayude.
¡Suerte!
